Rapport åpenhetsloven

Vitamail AS, 25.05.2023

1. Selskapets rapport etter åpenhetsloven for 2022 

1.1. Innledning

Vitamail skal hvert år utføre aktsomhetsvurderinger i henhold til åpenhetsloven og offentliggjøre en redegjørelse for vurderingene. 

Åpenhetsloven har til formål å fremme virksomheters respekt for grunnleggende menneskerettigheter og anstendige arbeidsforhold. 

Denne rapporten omfatter selskapets plikt til å redegjøre for aktsomhetsvurderingene selskapet har gjennomført i 2022. I rapporten redegjør selskapet også for tiltakene som er vurdert og iverksatt for å redusere risikoen for negative konsekvenser selskapets aktivitet og forretningsforbindelser kan ha for grunnleggende menneskerettigheter og anstendige arbeidsforhold.

1.2. Kontaktinformasjon 

Henvendelser om denne rapporten kan rettes til: 

Vitamail AS
Daglig leder, Kristoffer Skogsberg
Kristoffer.skogsberg@vitamail.no

1.3. Rapporteringsplikt

Selskapet har hovedkontor i Oslo og er hjemhørende i Norge.

Selskapet har på balansedagen salgsinntekter på kr. 130 403 231,- og/eller balansesum på kr. 65 504 624,-. I regnskapsåret 2022 har selskapet i gjennomsnitt hatt 15 årsverk. Selskapet er derfor rapporteringspliktig. 

2. Om selskapets virksomhet

2.1. Selskapets organisering og driftsområde

Selskapet er organisert gjennom en generalforsamling som har valgt et styre, som igjen har ansatt en daglig leder. Organisasjonskart for selskapet vedlegges denne rapporten. 

Selskapet driver med utvikling og salg av egne merkevarer innenfor helsekost-segmentet og opererer i de nordiske landene Norge, Finland, Sverige & Danmark. Selskapet tilbyr følgende produkter og/eller tjenester: 

• En rekke egenutviklede merkevarer innenfor helsekost
• Salg direkte til forbruker og til bedrifter

2.2. Interne retningslinjer 

Selskapet har egne rutiner for hvordan vi forankrer arbeidet med menneskerettigheter og anstendige arbeidsforhold, se «VITAMAILS RUTINE FOR FORANKRING AV ARBEIDET MED ÅPENHETSLOVEN» vedlagt denne rapporten. Rutinen omfatter selskapets arbeid for oppfyllelse av kravene som stilles i åpenhetsloven. 

Selskapets rutiner er forankret og vedtatt i selskapets styre 01.07.2022. Rutinen er kommunisert til selskapets ansatte og ligger tilgjengelig på selskapets nettside. Selskapet gjennomfører jevnlig kursing om åpenhetsloven og selskapets rutiner knyttet til loven. 

Rutinen beskriver hvordan selskapet gjennomfører sin aktsomhetsvurdering og vurdering av tiltak. Rutinene inneholder også informasjon om selskapets varslingskanaler og klagemekanismer som skal bidra til å avdekke negative konsekvenser for grunnleggende menneskerettigheter og anstendige arbeidsforhold knyttet til selskapets aktivitet, og hvordan slik informasjon følges opp. 

2.3. Målsetning og fremdrift

2.3.1. Overordnet mål og fremdrift

Vi arbeider kontinuerlig med å foreta vurderinger av risiko knyttet til selskapets aktiviteter og bruk av våre forretningsforbindelser (leverandører og forretningspartnere). Videre arbeider selskapet kontinuerlig med å gjennomføre tiltak for å nå målene satt av selskapet. Se rapportens punkt 3 og 4 for veiledning i arbeidet som er gjort i rapporteringsåret. 

2.3.2. Mål for kommende år

Vi har satt oss flere konkrete mål for fremtiden. 

Målsetning	Status
Vi skal videreutvikle aktsomhetsvurderingen på bakgrunn av erfaringene vi gjør	Påbegynt
Vi skal heve kompetansen internt i vårt selskap når det gjelder bærekraft og ansvarlig innkjøpspraksis	Påbegynt

3. AKTSOMHETSVURDERINGEN

3.1. Overordnet om selskapets fokus for aktsomhetsvurderingen – metodikk

Vitamail foretar løpende vurderinger av risiko for negative konsekvenser for grunnleggende menneskerettigheter og anstendige arbeidsforhold knyttet til selskapets aktiviteter og forretningsforhold. Selskapet kartlegger løpende menneskerettighetsbrudd og brudd på anstendige arbeidsforhold knyttet til selskapets aktivitet. 

I kartleggingsarbeidet benytter Vitamail en digital plattform utviklet av Ignite Procurement AS. Plattformen forenkler gjennomføringen av aktsomhetsvurderinger i tråd med kravene i åpenhetsloven. Gjennom plattformen har Vitamail fått en systematisert oversikt over førsteleddsleverandører, forretningspartnere og andre kjente underleverandører. Basert på denne oversikten har plattformen foretatt innledende vurderinger av risikoen for negativ påvirkning på grunnleggende menneskerettigheter og anstendige arbeidsforhold. Stegene i denne vurderingen redegjøres for i det følgende:    

1. Basert på leverandørdata hentet fra regnskapsprogrammet selskapet benytter, opprettes en fullstendig oversikt over selskapets førsteleddsleverandører og forretningspartnere. Selskapet har i plattformen manuelt opprettet andre kjente forretningspartnere og underleverandører ved behov. Gjennom plattformen oppdateres oversikten over selskapets førsteleddsleverandører løpende.
   
2. I plattformen berikes leverandørinformasjon gjennom tredjepartssamarbeid med ENIN infobel. Gjennom plattformen innhentes informasjon og finansielle opplysninger om selskapets leverandører som industrikoder (NACE).
   
3. Gjennom steg 1 og 2, får selskapet en oversikt over førsteleddsleverandører, forretningspartnere og andre kjente underleverandører, med tilhørende leverandørinformasjon.
   
4. Risikoevalueringsverktøyet i plattformen har foretatt en innledende risikoklassifisering av selskapets førsteleddsleverandører, forretningspartnere og andre kjente underleverandører basert på geografi og bransje, til henholdsvis «høy», «medium» eller «lav» risiko for negativ påvirkning på grunnleggende menneskerettigheter og anstendige arbeidsforhold. 
   
5. Gjennom klassifiseringsverktøyet har leverandører som møter egendefinerte risikoparametere blitt klassifisert i henhold til høy, medium og lav risiko for negativ påvirkning på grunnleggende menneskerettigheter og anstendige arbeidsforhold.
   
6. Som ledd i risikokartleggingen, vil selskapet, gjennom plattformen, sende ut egendefinerte spørreskjemaer til definerte forretningsforbindelser for å innhente ytterligere informasjon. Selskapet vil også benyttet plattformen for å etterlyse dokumentasjon og sertifiseringer fra førsteleddsleverandører, forretningspartnere og andre kjente underleverandører.
   
7. Basert på funnene i punkt 4, 5 og 6, har selskapet vurdert hvilke tiltak som skal iverksettes for å undersøke potensielle negative konsekvenser for grunnleggende menneskerettigheter og anstendige arbeidsforhold. Selskapet har iverksatt tiltak der alvorlighetsgraden og sannsynligheten for skade er størst og der selskapet har størst påvirkningskraft for en positiv utvikling. Prioriteringen henger sammen med selskapets tilknytning til og ansvar for risikoen, og skal stå i forhold til virksomhetens størrelse, art og kontekst.
   
8. Selskapet har involvert interessenter, leverandører og forretningspartnere ved iverksettelse av tiltak.   

I analyseverktøyet i plattformen (interaktivt dashboard) er det utarbeidet analyser av leverandørkjeden basert på leverandørdata, utfallet av risikoklassifiseringen og innhentet informasjon fra leverandørkjeden. I punkt 3.2 under fremkommer følgende opplysninger generert av analyseverktøyet i plattformen: 

Antall førsteleddsleverandører, forretningspartnere og andre kjente underleverandører, med tilhørende geografisk tilhørighet

Relevante forhold for aktsomhetsvurdering knyttet til selskapets aktivitet og forretningsforhold er bl.a.: 

• Selskapets operasjonelle kontekst 
• Selskapets forretningsmodell 
• Posisjon i leverandørkjeden 
• Type produkt og tjenester 

I det følgende vil vi redegjøre for vesentlig risiko for negative konsekvenser for menneskerettigheter og anstendige arbeidsforhold som er avdekket gjennom selskapets aktsomhetsvurderinger. Redegjørelsen omfatter også eventuelle konstaterte brudd på menneskerettigheter og anstendige arbeidsforhold. 

3.2. Selskapets leverandørkjede og forretningspartnere

Selskapet har kommersielle relasjoner med 35 førsteleddsleverandører i rapporteringsåret. Selskapets leverandører er lokalisert i følgende land/geografisk område: 

Land/geografisk område	Antall leverandører
Norden	29
USA	1
Kina	1
Storbritannia	1
Irland	3

3.3. Aktsomhetsvurderinger av selskapets produkter/tjenester

Vitamails arbeid med aktsomhetsvurderingene startet med å innhente en komplett oversikt over leverandører og samarbeidspartnere selskapet har hatt i rapporteringsperioden.

Deretter ble denne oversikten lastet inn i Ignite’s systemer for kartlegging av risikonivå.

Basert på resultatene hentet selskapet inn relevant dokumentasjon fra de selskapene som, basert på NACE-kode og / eller geografi, hadde en høy rating. Her ble det prioritert informasjonsinnhenting basert på størrelse på leverandør, og geografisk risiko.

3.4. Resultatet av aktsomhetsvurderingen 

Aktsomhetsvurderingen har avdekket følgende funn som selskapet har identifisert og prioritert i rapporteringsåret: 

Kartlagte brudd på menneskerettigheter/anstendige arbeidsforhold	Geografi	Hvordan er brudd på menneskerettigheter/anstendige arbeidsforhold avdekket?
0 kartlagte brudd		Det er ikke avdekket brudd på menneskerettigheter eller anstendige arbeidsforhold

4. Tiltak for å Stanse, forebygge eller begrense negative konsekvenser  

Selskapet vil i det følgende redegjøre for de tiltak virksomheten har iverksatt for å forebygge, begrense eller stanse kartlagte konsekvensene og risikoer som er avdekket i punktet over. 

Vi har iverksatt følgende tiltak på bakgrunn av kartleggingen: 

Kartlagt brudd/risiko for brudd	Det er ikke kartlagt brudd, og det er heller ikke oppdaget høy risiko for brudd
Iverksatte tiltak	Årlige spørreskjemaer. Selskapet vil i 2023 innføre årlig utsendelse av predefinert spørreskjema for å strukturelt følge opp leverandører.
Mål i rapporteringsåret	Kartlegge potensielle brudd, eller redusere risikoen for brudd
Status	Under arbeid

5. Overvåking av tiltak – gjennomføring og resultat

5.1. Innledning

Vi arbeider kontinuerlig med å overvåke gjennomføringen av tiltakene iverksatt og resultatene disse medfører. 

5.2. Rutiner for overvåking 

Daglig leder i Vitamail har det overordnede ansvaret for å overvåke gjennomføringen og resultatet av iverksatte tiltak. Vitamail har følgende rutiner for overvåking av gjennomføringen : 

• Vi overvåker gjennomføringen og effekten av selskapets interne forpliktelser, aktiviteter og mål for aktsomhetsvurderinger.
  
• Vi utfører jevnlige interne og/eller tredjepartsvurderinger eller revisjoner av oppnådde resultater, og kommuniserer resultatene på relevante nivåer internt i selskapet.

• Vi får jevnlig tilbakemelding fra våre leverandører for å få bekreftet at risikoreduserende tiltak blir fulgt, og/eller for å bekrefte at skade faktisk har vært forhindret eller redusert. 
  
• Vi får jevnlig tilbakemelding fra representanter og fagforeninger for de berørte arbeidstakere.
  
• Vi gjennomgår rapporter som blir gitt ut om [bransje] og følger også med på bransjeundersøkelser.
  
• Vi tar med erfaringer og tilbakemeldinger selskapet har tilegnet seg inn i aktsomhetsvurderingene. Dette for å forbedre prosessen og resultatene i fremtiden

På bakgrunn av disse tiltakene har vi en fremdriftsplan for gjenopprettingsarbeidet som vi holder oppdatert. Fremdriftsplanen følger systematikken i punkt 3. 

6. Kommunikasjon med berørte interessenter og rettighetshavere

Selskapet har ikke avdekket brudd på menneskerettigheter eller anstendige arbeidsforhold i rapporteringsåret. Selskapet har heller ikke avdekket vesentlig risiko for brudd/negative konsekvenser som nevnt. 

7. Gjenoppretting og erstatning 

Selskapet har ikke avdekket tilfeller som krever gjenoppretting i rapporteringsåret. 

***
Oslo, 25.05.2023

Kristoffer Skogsberg
Daglig leder
Vitamail AS